Этот мудреный электронный документооборот

Электронный документооборот стал возможен с 2012 года, при его использовании должны быть утверждены электронные подписи руководителей и лиц, имеющих право ставить подписи на основании доверенностей, также все используемые бухгалтерские документы должны быть составлены по утвержденному формату «xml». Работа осуществляется через оператора, которым является юридическое лицо, имеющее технические возможности по передаче бухгалтерских документов. Качественную консультацию по электронному документообороту могут дать компании по ведению бухгалтерского учета, так как они идут в ногу со временем и имеют опыт в работе с электронной документацией.

Хочется отметить ряд важных особенностей при использовании системы электронного документооборота, касаемо выставления счетов-фактур.

Во-первых, ее нельзя составлять в свободном формате, таким как «xls», «doc». Во-вторых, ее не следует отправлять как выкопировку документа посредством электронной почты, либо используя внешний носитель. В-третьих, датой выставления счета-фактуры считается дата поступления ее электронной версии к оператору. Счет-фактура регистрируется в том налоговом периоде, в котором она была подтверждена оператором, который обязан выслать данные о ее получении.

С введение электронного оборота и ИНФС России борется за предоставлениев их адрес бухгалтерской и налоговой информации в электронном виде. Но следует помнить, что документы должны быть заполнены по утвержденным формам.

Следует отметить, что если вам не направлена электронная опись запрашиваемых документов от налоговых органов, то вам не следует сканировать и отсылать ответ на требование в формате «tif» или «jpg», так как налоговый орган не сможет начать проверку из-за отсутствия у него изначальной описи документов.

Хранение документов в электронном виде – один из важных вопросов на сегодняшний день. Документы можно и нужно хранить на сервере оператора электронного оборота, а также непосредственно в персональном компьютере, причем, одновременно с электронными подписями и сертификатами ключей подписей руководящих лиц и лиц, действующих от их лица по выданным доверенностям. С этими обязанностями прекрасно справится также нанятая вами фирма по бухгалтерскому сопровождению предприятия.

Ведение книги покупок и книги продаж не осложняется в связи внедрением в работу электронного документооборота. Должностному лицу или компании по ведению бухгалтерского учета необходимо регистрировать как счета-фактуры, полученные как на бумажном носителе, так и полученные в электронной версии по дате их выставления в хронологическом порядке.

Так электронный документооборот на сегодняшний момент имеет место быть и несет в себе упрощенность работы, как с контрагентами, так и с налоговыми органами.