Если у вас нет главбуха: подписываем документы правильно

Если у вас нет главбуха: подписываем документы правильноВозможность обойтись без штатной должности главного бухгалтера российское законодательство предоставляет предприятиям малого и среднего бизнеса. К ним относятся компании, средняя численность сотрудников у которых не превышает 250 человек, годовые объемы выручки остаются в пределах 1 млрд. руб., а доля крупного бизнеса или государства в собственности ограничена порогом в 25% (ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»).  В этих случаях создание собственной бухгалтерской службы не обязательно, а текущие учетные процессы может осуществлять бухгалтер на удаленном доступе, не входящий в штат, на основании договора.

Кто подпишет отчет?

Однако большинство форм отчетности и стандартных бланков бухгалтерской документации подразумевают подпись главного бухгалтера, то есть некоего должностного лица, несущего ответственность за правильность заполнения и достоверность внесенных сведений. Если объем операций небольшой, то вполне допустимо поставить на документах визу самого руководителя, подкрепив при этом для бюрократически подкованных контрагентов такое право документально (приказом об учетной политике, а также бумагами, подтверждающими статус субъекта малого либо среднего бизнеса).

Многие компании берут на работу только одного штатного специалиста, зачастую осуществляющего полное ведение бухгалтерского учета фирмы. Должность его официально именуется как «бухгалтер», и формально такой сотрудник может визировать только первичную документацию, в то время, как его право на подпись отчетности необходимо подтверждать особо специальным приказом. Кроме того, в формах отчетности  слово «главный» из графы подписи лучше исключить. Такой подход может привлечь повышенное внимание у проверяющих органов, но законодательные формальности будут строго соблюдены.

Еще одна возможность – полная передача функций бухгалтерии стороннему лицу (компании по ведению бухгалтерского учета либо индивидуальному предпринимателю).

«Посторонний» главбух и коммерческая тайна

Преимуществ у привлечения квалифицированного специалиста или фирмы, осуществляющей бухгалтерское сопровождение бизнеса, множество. Это и экономия на зарплате сразу нескольких специалистов, и возможность юридических и налоговых консультаций, и даже защита документации от внезапных проверок. Но, по мнению некоторых особо щепетильных контрагентов, тот факт, что все данные о сделке попадают в руки третьего лица, говорить о конфиденциальности информации не приходится.

На практике этот вопрос может быть решен двумя способами. В первом случае договор о предоставлении бухгалтерского обслуживания организации включает пункт о неразглашении, а во втором – этот же пункт убирается из договора с контрагентом. И все же предупредить потенциального партнера о передаче бухучета на аутсортинг желательно еще на стадии обсуждения самой сделки.

К бухгалтеру нельзя испытывать человеческие чувства - иначе он почувствует себя человеком и перестанет быть бухгалтером.
К выбору бухгалтера нужно подходить очень тщательно, так как избавиться от него, потом будет практически невозможно.
Бухгалтер
Хороший бухгалтер должен пахнуть кофе, сигаретами и компьютером.

Что почитать: